التأمين ما يوقف بالليل. خدمة العملاء تحتاج تغطية على مدار الساعة، لأن الحوادث والمطالبات تجي بأي وقت. المناوبات بالعطل والأعياد بعد جزء من الشغل، خصوصاً بمواسم السفر والصيف. عشان جذي أغلب الشركات تقسم الفريق على ورديات صبح ومسا وليل.
الوردية المسائية والليلية لها طعم ثاني. المكالمات تقل بس التركيز يصير أصعب، واللي ينتقل بين الفريقين من معلومات هو اللي يحدد إذا الشغل ماشي صح ولا يتراكم على الوردية الجاية.
أهم دقيقة بالوردية هي التسليم. إذا اللي يستلم ما عنده صورة واضحة عن اللي صار، راح يضيع أول ساعة يعيد نفس الأسئلة على نفس العملاء. خلي التسليم مكتوب ومرتب، مو كلام سريع وانتم طالعين من المكتب.
التسليم المكتوب ما يعني تقرير طويل. سطرين لكل حالة تكفي: وش صار، ووش اللي باقي عليها. الفريق اللي يستلم يقرأها بثواني ويفهم الصورة بدون ما يرجع يتصل عليك بالليل.
هذي أساسيات تسليم نظيف:
المطالبة المفتوحة إذا ما تابعت متى فتحت ومتى تحركت، تسحب على الفريق أسبوع كامل. سجّل يوم فتح المطالبة وتاريخ آخر متابعة، وخلي الملاحظة مختصرة تشرح الوضع بسرعة. اللي يستلم بعدك يكمل من حيث وقفت بدون ما يعيد كل شي من الصفر.
إذا المطالبة معلقة على ورقة ناقصة أو على رد من قسم ثاني، اكتب هذا الشي بوضوح. المتابعة تحتاج تعرف وين وقفت المعاملة بالضبط، عشان ما تكرر نفس الخطوة على العميل.
الأفضل تخلي قائمة وحدة للمطالبات المفتوحة يشاركها الفريق، وتحدّثها بعد كل وردية. كذا ما تنسى مطالبة قديمة وتقدر ترد على العميل وهو حاس إن الشغل يمشي.
النوم متلخبط بالورديات المسائية والدماغ يبي راحة، فخذ بريكات قصيرة ومنتظمة واشرب ماي وريّح عيونك من الشاشة كل فترة. رتب شغلك بالأولويات: الحالات العاجلة أول، بعدين الردود الروتينية، وخلي المكالمات الطويلة لآخر الوردية إذا تقدر.
كمان خلي جو المكتب هادي بالوردية المسائية. الإضاءة القوية والضجيج يستهلكون طاقتك، والراحة القصيرة بين المكالمات تخليك جاهز للحالة الجاية.
سجّل شفتاتك وساعاتك أول بأول مع Shiftat-E وتطلع لك الإجماليات الشهرية وساعات الإضافي بدون دفاتر ولا حسابات يدوية في نهاية الشهر.
قسم المطالبات والمبيعات والتقنية والمالية كلهم يحتاجون يعرفون وش صار بالوردية الليلية. خلي عندك ملاحظات مرتبة على كل وردية عشان تشرح الصورة كاملة للقسم الصباحي بكم دقيقة، مو بمكالمة نص ساعة.
وخطط إجازاتك واعرف رصيدك من قبل ما تحجز، عشان ما توقع الفريق بمشكلة تغطية بأوقات الذروة. المناوبات بالعيد والصيف تحتاج تخطيط أبكر من غيرها.
بالنهاية، الوردية المرتبة أرحم بكثير من الوردية العشوائية. Shiftat-E يعطيك مكان واحد تسجل فيه شفتاتك وساعاتك، تخطط إجازاتك وتعرف رصيدها، وتكتب ملاحظات على الوردية. التطبيق بمرحلته الأولى ويتطور مع ملاحظات المستخدمين.
رابط تحميل التطبيق: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.q8dm.shiftate
